“A
Secretary assist an excecutive in carrying out the detail o his work.
The executive depend ons upon his secretary primarly for assistance in
handling the details of communications such as telephoning,
telegraphing, filling and duplicating.’’Beamer, Hanna, Popham ( Effective Secretarial Practise).
Secara general peranan sekretaris menyangkut :
1. Terhadap atasan :
· Sumber dan filter informasi bagi pimpinan, dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab.
· Assiten/tangan kanan pimpinan dalam mengatur aktivitas perusahaan. Mulai dari administrative sampai human relations.
· Perantara bagi pimpinan dan pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
· Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam hal penuangan ide-ide.
· Secret Keeper/pemegang rahasia pimpinan kaitannya dnegan tugas perusahaan.
· Mediator pimpinan dengan bawahan.
2. Terhadap bawahan/karyawan :
· Membantu memberikan motivasi kepada karyawan lain.
· Mediator antara bahawan/karyawan dengan pimpinan.
· Membantu/memfasilitasi bawahan ketika hendak bertemu dengan pimpinan.
· Memberikan rasa puas dan bangga kepada bawahan terhadap hasil kerja mereka.
TUGAS SEKRETARIS
Di banding dengan posisi lain, sekretaris termasuk karyawan yang memiliki multi tugas, di antaranya :
1. Menurut wewenangnya.
· Tugas rutin. Meliputi pengetikan, making call, menerima tamu, korespondenci, filling, surat menyurat.
· Tugas
instruksi. Meliputi penyusunan jadwal perjalanan, making appointment,
pengaturan keuangan, persiapan dan penyelenggaraan rapat, arrange schedule.
· Tugas kreatif. Meliputi pembuatan formulir telepon, dokumentasi,mengirim ucapan kepada klien, mengatur ruang kantor pimpinan.
2. Menurut jenis tugasnya.
· Tugas administrasi.perkantoran. meliputi surat menyurat, pembuatan laporan, filling.
· Tugas resepsionis. Meliputi making call, melayani tamu, menyusul jadwal pertemuan pimpinan.
· Tugas
social. Meliputi mengatur rumah tangga kantor, mengirim ucapan selamat
kepada relasi, mempersiapkan respsi/jamuan.acara resmi kantor.
· Tugas insidentil. Meliputi mempersiapkan rapat,mempersiapkan pidato, presentasi, dan mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan.
